Orthex Group löysi PwC:stä vahvistusta konsernilaskennan toteutukseen – konsolidoinnin työkaluksi Tabella

Monet suomalaiset konsernit painivat tilanteessa, jossa konsernilaskentaa pyöritetään manuaalisesti excel-taulukoissa. Talouden laaja-alaisissa asiantuntijarooleissa ei välttämättä aina ole mahdollisuutta keskittyä täysipainoisesti konsernilaskennan kehittämiseen. Orthex Group löysi ratkaisun käyttämällä PwC:tä tukena konsernilaskennan kehittämisessä ja valitsemalla konserniraportoinnin prosessia helpottamaan Tabella Group Consolidation -työkalun. “Tämän tyyppiselle konsernilaskennan ratkaisulle on kova tarve”, kiteyttää Orthex Groupin talousjohtaja Saara Mäkelä.  

Orthex Group on suomalainen kodin muovituotteita valmistava ja markkinoiva yrityskonserni, jonka tuotteita löytynee Suomessa miltei joka kodista. Perheyritystaustainen konserni on kasvanut ja kansainvälistynyt määrätietoisesti yritysostojen kautta ja on nykyään Pohjoismaiden johtava käyttötavaroiden valmistaja. “Orthex konserni ei sinällään ole äärimmäisen haastava raportoinnin näkökulmasta, mutta esimerkiksi valuuttakurssien kautta tulee paljon muuntoeroa”, konsernin talousjohtaja Saara Mäkelä kuvailee. 

Ennen Tabellaa konsernilaskentaa oli tehty exceleillä, mistä aiheutui aikaavievää manuaalista päivitystyötä, tietojen jatkuvaa tarkistelua ja raportointivirheitä: “Closingissa kirjanpitoon tulee jatkuvasti pientä muutosta, joka piti päivittää exceliin manuaalisesti. Aika helposti jokin muutos saattoi jäädä päivittämättä tai raportointiin päästä pieni virhe. Vaikka poikkeamat eivät olisi edes olleet merkittäviä, ne loivat epävarmuutta raportoinnin lukuihin”, Saara kuvailee lähtötilannetta. 

Orthex Group:in tavoitteena oli löytää kustannustehokas järjestelmä konsernilaskennan tarpeisiin. Vaatimuksena oli myös, että järjestelmän käyttöönotto onnistuisi ketterästi ilman massiivista projektia. Myös se, että konserni on pääomasijoittajan omistuksessa vaikutti valintakriteeristöön: “Jos tekisimme satojen tuhansien raportointiprojektin ja sen jälkeen meidät ostaisi yritys, jolla on jo omat raportointijärjestelmänsä, investointimme olisi käytännössä hukkaan heitetty. Kustannustehokkuutta piti näin ollen miettiä keskivertoa enemmän – projektin piti maksaa itsensä nopeasti takaisin.”, Saara kertoo.

Toimiva konsepti: konsernilaskennan ydinosaaminen PwC:ltä ja työkaluksi Tabella Group Consolidation

Orthex Group -konsernin talousfunktio on varsin ohut. Haussa olikin paitsi konsernilaskennan järjestelmä, myös ulkoinen kumppani, jonka ydinosaaminen olisi konsernilaskennan toteuttamisessa: “Emme halunneet pelkkää järjestelmää vaan ostaa palveluna myös ajatustyötä. Meillä oli laskennan logiikka valmiina excelissä, mutta tiesimme, että sen saattaminen järjestelmään on alkuvaiheessa työlästä. Tarvitsimme kumppanin, joka pystyy auttamaan konkreettisesti konsernilaskennan tekemisessä järjestelmään”, Saara taustoittaa.

PwC valikoitui konsernilaskennan toteutuskumppaniksi ja heidän kauttaan löytyi Tabella laskennan työkaluksi: “PwC:n asiakkailla oli ollut Tabella käytössä ja sen myötä saimme suosituksen, että Tabella voisi olla hyvä ratkaisu myös meille – ei liian massiivinen, mutta kuitenkin monipuolinen ja mahdollistaa oleelliset asiat konsernitilinpäätöksessä.”, Mäkelä kuvailee. “Demon kautta vakuutuimme siitä, että Tabella on oikea työkalu meille ja olemme edelleen samaa mieltä”, hän lisää.

PwC:n mukanaolo kevensi olennaisesti järjestelmäprojektia Orthex Groupin näkökulmasta: “Projekti oli meille paljon kevyempi, kun kaikkea ei tarvinnut tehdä itse vaan sen teki PwC ulkoisena kumppanina”, Saara toteaa. Projektin myötä Orthex Groupin talousfunktio on saanut vahvistusta resursseihinsa ja konsernilaskennan osaamiseen. Kun PwC:llä on ymmärrys Orthex Groupin raportoinnista, talouden osaaminen ei enää ole vain yksissä käsissä talon sisällä: “Jos meillä tapahtuisi sisäisesti jotain yllättävää, PwC:n päästä pystyttäisiin tarvittaessa ratkomaan kriisejä ja osattaisiin tukea Tabellan käytössä”, Saara havainnollistaa.

Tabella vapauttaa työaikaa, vähentää virheitä ja elää muutosten mukana

Saara arvioi, että merkittävin Tabellan tuoma hyöty piilee automatiikassa, joka järjestelmässä pyörii kuukauden vaihteessa vähentäen manuaalisen työn tarvetta sekä minimoiden raportointivirheitä. Tabella on vähentänyt olennaisesti tarkistelua ja lukujen päivittämistä closingin yhteydessä. “Kun Tabellaan viedään valuuttakurssit ja data siirtyy suoraan kirjanpidosta, kenenkään ei enää tarvitse päivittää exceleitä. Konsernilaskennan eliminointisäännöt on kertaalleen pureskeltu ja mietitty järjestelmään – eliminoinnit syntyvät Tabellassa automaattisesti”, hän havainnollistaa.

Kun data siirtyy Tabellaan automaattisesti suoraan kirjanpidosta, säästyy aikaa muihin talouden tehtäviin, mutta samalla vähenee myös inhimillisten virheiden määrä. Kun muutokset päivittyvät kirjapidon pohjalta automaattisesti, ne näkyvät viimeistään seuraavana päivänä raporteilla – toki Tabellan raporttien ajon jälkeen tarvittaessa nopeamminkin. “Virheriski on vähentynyt merkittävästi”, Saara kiittelee.  

Keskeisenä valintakriteerinä järjestelmälle oli välttää myös tulevaisuudessa mahdollisten muutoksien aikaansaamat raskaat ja kalliit järjestelmän kehitysprojektit. Saara näkee Tabellan vahvuutena raportointirakenteiden helpon ja joustavan muokattavuuden: “Mikäli konsernirakenteessamme tapahtuisi muutoksia, voimme itse muokkailla raportteja ja tehdä joustavasti pieniä muutoksia logiikkaan. Orthex Groupille on tärkeää, että raportointia pystytään muokkaamaan jatkossakin itsenäisesti ilman ulkopuolisen konsultin apua: Vaikka PwC määrittelikin konsernieliminoinnin säännöt sekä auttoi niiden toteuttamisessa Tabellaan, pystymme pyörittämään raportointia omatoimisesti jatkossa.”

“Perusraportointimme on tällä hetkellä erittäin toimiva”

Orthex Groupin Tabella-käyttöönottoprojektin alku oli jossain määrin huono-onninen. Projekti venyi, eikä järjestelmää saatu käyttöön suunnitellussa aikataulussa. “Asioista on keskusteltu projektin valmistuttua avoimesti – haasteita oli niin Tabellan, PwC:n kuin Orthexinkin päässä”, Saara kertoo. Hänen neuvonsa kenelle tahansa vastaavaa projektia käynnistelevälle, on tehdä projektiaikataulusta tiivis ja panostaa tehokkaisiin aloitus- ja statuspalavereihin: “Jos asiat venyvät, ne myös unohtuvat ja samoihin kysymyksiin joutuu perehtymään uudelleen – tällöin saatetaan helposti hukata aikaa.”

Orthex Group on tyytyväinen siihen, miten Tabella tukee konsernin raportointia: “Perusraportointimme on tällä hetkellä erittäin toimiva. Saamme Tabellasta konsolidoidun tuloksen ja taseen, oma pääoma juoksee muuntoerojen jälkeen ja pääsemme korjaamaan mahdolliset sisäisten erien poikkeamat Tabellan täsmäytystyökalulla”, Saara kuvailee.

Tulevaisuudessa Orthex Groupin suunnitelmana on tuoda myös kassavirta ja rahoituslaskelma Tabellaan. Paraikaa työn alla on Tabellan raporttien kehittäminen: “Tulos ja tase ovat nyt valmiina, niiden perusteella laskentaa on vielä linkitetty joiltain osin vanhoihin excel-taulukoihin. Tavoitteena on tämän vuoden kuluessa rakentaa Tabellaan kaavojen kautta vastaavat laskennat ja luopua exceleistä”, Saara kertoo suunnitelmistaan.  

Orthex Group

Orthex Group on Pohjoismaiden johtava kodin käyttötavaroiden valmistaja, jonka tavoitteena on tehdä kuluttajien arjesta helpompaa. Konserni tunnetaan SmartStore, GastroMax ja Orthex -brändeistä, joiden tuotevalikoimasta löytyy erilaisia muovituotteita niin säilytykseen ja keittiöön kuin laajemmin kotiin ja pihallekin. Asiakkaita on 40 maassa ja neljässä maanosassa. Tuotteet valmistuvat kolmessa tehtaassa – Suomessa Lohjalla, Ruotsissa Gnosjössä ja Tingsrydissä. Lisätietoja: https://www.orthexgroup.fi/

Haluatko kuulla lisää? Ota yhteyttä.

Jari Turpeinen, myynti- ja markkinointijohtaja, Tabella Finland Oy
p. +358 40 0612607, [email protected]